Inkoopspecialist

Functieomschrijving:

Taakomschrijving

Jij snapt waar het om draait bij het inkopen voor de overheid. Je weet snel je weg te vinden binnen de organisatie en hebt gedegen kennis van de diverse inkoopprocessen (EVO, MVO, EA). Je staat interne opdrachtverantwoordelijken en projectsecretarissen (decentrale inkopers) met raad en daad bij, zodat zij snel én goed worden geholpen om hun inkoopvragen in te vullen: rechtmatig en doelmatig. Je ondersteunt en faciliteert de organisatie bij meervoudig onderhandse aanbestedingen en leidt junior inkoopadviseurs hierin op.

Je adviseert over complexe dossiers en begeleidt Europese aanbestedingen: accountantsdiensten en performancetestdienstverlening. De aanbesteding accountantsdiensten zal met het team Control worden opgepakt. De aanbesteding performancediensten betreft een raamovereenkomst waar alle projecten binnen ICTU gebruik van kunnen maken. Je hebt hier te maken met diverse stakeholders.

Beide aanbestedingen starten in 2025. De aanbesteding performancetestdienstverlening loopt in ieder geval door in 2026.

ICTU bereidt zich voor om per 1 januari 2025 een ERP-systeem in gebruik te nemen. De inkoopprocessen worden grotendeels gefaciliteerd door dit systeem. Met het digitaliseren van de inkoopprocessen zijn een aantal wijzigingen aangebracht in de processen. Zo vindt bijvoorbeeld door het inkoopteam vooraf een check plaats op de offertes bij EVO en een toets op de inkoopstrategie bij MVO. Tevens worden de PIANOo-inkooppakketcodes toegevoegd. Wij zien een belangrijke rol voor jou om de junior inkoopadviseurs te coachen hun veranderende rol goed in te kunnen vullen. Zij hebben allen (nagenoeg) NEVI-1 afgerond. Tevens heb je aandacht voor de projectsecretarissen om hen mee te nemen in de verandering om zo de processen soepel te laten verlopen.

Je bent een vraagbaak en sparring partner voor het hele inkoopteam. In eerste instantie richt je je op de veranderde processen met ingang van 1 januari 2025. Als vervolgstap begeleid je de junior inkoopadviseurs in hun ontwikkeling om zelfstandig te kunnen adviseren bij MVO’s.

Onder de noemer ‘slim inkopen’ onderzoek je of het ICTU oplevert om aan te sluiten bij de aanbestedingen van het Rijk en brengt daartoe advies uit.

Je komt terecht in een dynamische omgeving waarbij men al snel op jouw kennis en advies zal bouwen. 

Doel van de opdracht

Als inkoopspecialist een substantiële en duidelijke bijdrage leveren aan de doelen uit de meerjarenstrategie ICTU en de activiteiten van het inkoopteam* in dit kader, zoals omschreven onder het kopje ‘taakomschrijving’.

* Het inkoopteam is het centrale expertisecentrum binnen ICTU op het gebied van inkoop van producten/diensten en contractmanagement. Inkoop vindt veelal decentraal plaats door projecten en afdelingen, waarbij de projectsecretaris een belangrijke rol speelt. Het inkoopteam ondersteunt waar nodig en draagt zorg voor kwaliteitsborging.

Het inkoopteam bestaat uit ca. 10 medewerkers, waaronder inkoopadviseurs (diverse niveaus), centrale contractmanagers en bedrijfsjuristen. 

Wanneer wordt de opdracht als voltooid beschouwd?

De opdracht wordt als voltooid beschouwd als:

• De veranderde werkwijze van de inkoopprocessen met ingang van 1 januari 2025 borgen binnen het inkoopteam door coaching van en kennisoverdracht naar junior inkoopadviseurs. Tevens meenemen van de projectsecretarissen, die een decentrale operationele inkoopfunctie vervullen.
• Een adviesrapport met aanbevelingen wordt opgeleverd of en hoe aan te sluiten bij Rijksbrede aanbestedingen.
• De aanbestedingen voor accountantsdiensten en performancetestdienstverlening zijn afgerond.
• De junior inkoopadviseurs in staat zijn om zelfstandig te adviseren bij MVO-aanbestedingen

Gewenste profiel

• Je hebt ruime ervaring en affiniteit met inkoopprocessen. Ervaring met de implementatie van nieuwe werkwijzes en begeleiding bij het in gebruik nemen van een nieuwe ondersteunende inkoopapplicatie is een pré.
• Je hebt ervaring met het begeleiden/opleiden van (junior) medewerkers in hun professionele ontwikkeling.
• Je hebt inhoudelijke kennis van aanbestedingswetgeving en aantoonbare ervaring met het zelfstandig begeleiden en uitvoeren van (Europese) aanbestedingen.
• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen een (semi)overheidsinstelling en bent aantoonbaar bekend met de dynamiek van een projectorganisatie.
• Verder ben je een stevige gesprekspartner met natuurlijke overtuigingskracht. Je functioneert in grote mate zelfstandig.
• Je werkt zorgvuldig, bent doortastend en pragmatisch en je hebt een collegiale en flexibele instelling.

Eisen:

• Relevante afgeronde HBO/WO opleiding
• Minimaal NEVI 2 of gelijkwaardig
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als inkoopspecialist
• Inhoudelijke kennis van actuele nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van inkoop en aantoonbare ervaring met het zelfstandig uitvoeren van Europese aanbestedingen
• Goede kennis van Office 365 en werken in Sharepoint

Wensen:

• Aantoonbare ervaring met het implementeren van nieuwe werkwijzes/werkprocessen
• Aanpak die leidt tot passende begeleiding/opleiding van junior inkoopadviseurs (maximaal 1 A4)
• Je bent een stevige gesprekspartner met natuurlijke overtuigingskracht
• (adviesvaardigheden in eerste instantie blijkend uit cv en schriftelijke motivatie; (indien uitgenodigd voor gesprek zal aanvullende beoordeling plaatsvinden aan de hand van een casus)
• Aantoonbare inkoopervaring binnen een projectorganisatie 

Competenties:

• Omgevingsbewustzijn/omgevingssensitief
• Samenwerken/teamspeler
• Resultaatgericht

Functie gerelateerde competenties:

•  Sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
•  Initiatiefrijk
• Analytisch vermogen
• Adviesvaardig
• Assertief maar tevens diplomatiek
• Benaderbaar en klantgericht

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 26 november 2024, voor 10:00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Overige informatie:

• Uiterlijk 26 november 2024 vóór 10:00 uur reageren.
• Inzet 24-32 uur per week.
• Geen tariefindicatie. Graag marktconform aanbieden.
• Losse motivatie, inclusief beargumentering per eis en wens waarom hier aan wordt voldaan is verplicht.
• CV in Word formaat.
• Elke donderdag op kantoor in Den Haag i.v.m. afstemmingsoverleg. Overige dagen in overleg flexibel in te vullen.
• Intake gesprekken vinden plaats op vrijdag 29 november 2024