De strategische planning in tijden van crisis
De pandemie bracht ons niet alleen economisch negatieve gevolgen, het leverde ook een boel persoonlijke stress, veranderingen (zowel op de werkvloer als in privésfeer) en onvoorspelbaarheid op. Deze factoren hebben het opstellen van de strategische planning allesbehalve makkelijker gemaakt. Hoe bedrijven wereldwijd omgaan met hun strategische planning in een crisis wordt duidelijk in het onderzoeksrapport ‘Collaborative planning in an uncertain world’ van het MIT Technology Review Insight in samenwerkingen met Oracle. 860 leidinggevenden zijn ondervraagd in verschillende departementen, waaronder human resources (HR), financiën, toeleveringsketen & logistiek, en informatietechnologie (IT). Eén ding is duidelijk: HR speelt een belangrijke rol in de strategische planning van 2021.
Wat is personeelsplanning?
Je personeel vormt de basis van je onderneming, waardoor je als ondernemer bij ieder strategisch initiatief rekening moet houden met de personeelsplanning. Of het nu gaat over technologische innovatie of verduurzaming: als organisatie moet je de toekomstige personeelsbehoeften bepalen. Het is dan ook van groot belang dat HR hier vanaf het begin bij betrokken is. Zij kunnen adviseren over de beschikbaarheid en herverdeling van talent over de organisatie, maar ook over hoe de betrokkenheid van het huidige personeel gemaximaliseerd kan worden. Daarbij moet je als bedrijf antwoord geven op verschillende vragen: wil je het huidig personeel omscholen of juist mensen met specifieke vaardigheden aannemen? Zijn die toekomstige functies geschikt voor voltijd medewerkers of besteden we ze beter uit? Hoe zal de verloning eruit komen te zien? Als organisatie moet je de toekomstige personeelsbehoeften bepalen. Belangrijk hierbij is dat HR hier vanaf het begin bij betrokken is.
Verschillende vormen van strategische personeelsplanning
Uit het onderzoek blijkt dat organisaties verschillende soorten personeelsplanning gebruiken: meer dan de helft (51 procent) kiest voor een aanpak van strategische personeelsplanning, waarbij ze vereiste vaardigheden, competenties en kosten onderzoeken. 45 procent focust zich op de financiële planning, zoals de kosten van het personeelsbestand. Een andere optie is het plannen van ploegendiensten, maar dit is branche-specifiek (31 procent), zoals bij de gezondheidszorg of in de productie.
Hoe ziet ons toekomstig personeelsbestand eruit?
HR kan met haar kennis, kunde en inzichten in het personeelsbestand de regie voeren bij de personeelsplanning. Hoe eerder en effectiever je dat doet, hoe beter. Het personeelsbestand is daarbij altijd dynamisch. Wanneer de organisatie besluit om nieuwe mensen te werven, speelt HR een belangrijke adviserende rol. De afdeling bepaalt namelijk wat voor soort werving gedaan moet worden: hebben we tijdelijk iemand nodig? Of willen we een nieuwe vaste medewerker? HR stelt vast hoe je de voorkant van het recruitmentproces gaat organiseren, om het juiste type medewerker binnen te halen.
HR houdt zich niet alleen bezig met nieuwe medewerkers, maar ook met het bestaande personeelsbestand. In sommige gevallen vraagt een grote structurele verandering om een nieuwe aanpak van de personeelsplanning. Denk maar aan de overstap naar de cloud, wat nieuwe vaardigheden vereist van je personeel. Hier gaat HR ook adviseren: bieden we deze mensen een opleiding aan? Of krijgen ze een andere functie toegewezen?
Als we het hebben over de zittende populatie, houdt HR ook rekening met de uitstroom ervan. Personeel ontwikkelt mee met de behoeftes van de organisatie, maar wanneer iemand nog weinig toegevoegde waarde levert, is het belangrijk dat HR deze mensen begeleidt.
Soft skills
De planning kan misschien volledig klaar zijn, je moet je mensen er ook op voorbereiden. Samenwerken is een combinatie van soft skills en technische bekwaamheid, die steeds belangrijker wordt zo blijkt. De vaardigheden die vandaag de dag het populairst zijn, zijn datavisualisatie (56 procent), AI en machine learning (49 procent) en interpersoonlijke vaardigheden (45 procent), zoals empathie, assertiviteit en lichaamstaal.
HR finance
Door onvoorziene omstandigheden verschuiven prioriteiten binnen de organisatie. Bedrijven in sectoren waar de coronacrisis hard heeft toegeslagen, moesten personeel ontslaan. Organisaties die reorganiseren, moeten denken aan de vraag wanneer deze mensen opnieuw aan de slag kunnen en binnen welke functies. Daarom is een nauwe samenwerking tussen HR en finance essentieel voor de strategische planning, waarbij ook een tijdige uitvoering van dergelijke plannen cruciaal zijn.
Geïntegreerd platform
Elke HR-doelstelling is namelijk gekoppeld aan finance. Denk maar aan omzetdoelstellingen of personeelsprestaties. Dergelijke gegevens moeten consistent, toegankelijk en vooral accuraat zijn: ze sturen de bedrijfsplanning en de uitvoering ervan. Daarom kan het handig zijn om de gegevens van beide te delen op hetzelfde platform. In de enquête van 2020 maakte 52 procent van de organisaties al gebruik van één gemeenschappelijk geïntegreerd applicatieplatform van één leverancier voor finance en HR. Dit kan de muurtjes tussen data van finance en HR afbreken, wat cruciaal is voor een succesvolle planning.
Je strategische planning wordt een succes wanneer:
HR vroeg betrokken wordt in het proces, zodat zij advies kunnen geven over talent- en productiviteitsnoden, betrokkenheid van het huidig personeel, maar ook kunnen aangeven wat de kosten zijn voor werving of omscholing.
Er een nauwe samenwerking is tussen HR en finance. De afdelingen gaan namelijk hand in hand, waarbij elke HR-doelstelling gekoppeld is aan finance. Daarom is het goed om de gegevens van beide te integreren in één gemeenschappelijk applicatieplatform van één leverancier.
